Raccourci google bureau : faciliter l’accès à vos outils de vente

Dernière mise à jour : 8 Novembre 2024

Dans le monde dynamique de la vente, chaque instant est précieux. Les professionnels de la vente jonglent en permanence avec une multitude d’outils, de documents et de données pour conclure des affaires et atteindre leurs objectifs. Une gestion efficace de leur temps est donc primordiale. Et si vous pouviez simplifier leur quotidien et leur faire gagner un temps considérable ?

La complexité croissante des outils numériques dédiés à la vente peut engendrer une certaine friction et impacter la productivité. Naviguer entre les plateformes CRM, les tableurs, les présentations et les messageries électroniques peut s’avérer chronophage et énergivore, détournant les commerciaux de leur mission principale : vendre. Cependant, une solution simple et performante existe pour optimiser l’accès à vos outils et fluidifier votre workflow : les raccourcis Google Drive.

Comprendre les raccourcis google drive : le guide essentiel

Cette section vous dévoilera tout ce que vous devez savoir sur les raccourcis Google Drive : leur utilité, leur création, leur organisation et leur impact sur la collaboration au sein de votre équipe commerciale. Nous allons détailler les différences entre un raccourci et une copie, en insistant sur les avantages du travail collaboratif, où les modifications sont immédiatement visibles pour tous.

Qu’est-ce qu’un raccourci google drive ?

Un raccourci Google Drive est une référence qui pointe vers un fichier, un dossier ou une application stockée dans votre espace Google Drive. Il s’agit d’un lien qui permet un accès rapide à l’élément ciblé, sans avoir à le chercher manuellement dans l’arborescence parfois complexe de Google Drive. À la différence d’une copie, un raccourci ne duplique pas les données, mais propose un accès plus rapide et plus pratique. Il est crucial de souligner que la suppression d’un raccourci n’altère en rien le fichier original.

La distinction majeure entre un raccourci et une copie réside dans le fait qu’une copie donne naissance à un nouveau fichier, totalement indépendant de son modèle. Modifier la copie n’aura aucun impact sur le fichier original. Inversement, toute modification effectuée sur le fichier original via un raccourci sera immédiatement reflétée pour tous les utilisateurs y ayant accès, y compris ceux utilisant d’autres raccourcis. Cette fonctionnalité est un atout majeur pour encourager le travail collaboratif, car elle garantit que chacun travaille toujours sur la version la plus récente du document.

Le véritable atout des raccourcis réside dans leur contribution au travail collaboratif. Fini les problèmes de versions obsolètes ! Chaque modification apportée à la source est instantanément visible par tous ceux utilisant un raccourci. Cela minimise les malentendus, simplifie les validations et accélère les prises de décision, des éléments cruciaux dans le secteur de la vente. En évitant les confusions de versions, une équipe de vente peut gagner un temps considérable.

Comment créer un raccourci google drive ? (guide pas à pas)

Créer des raccourcis Google Drive est un processus simple et intuitif. Cette section vous guidera pas à pas à travers les différentes méthodes disponibles pour vous aider à optimiser votre flux de travail dès aujourd’hui. Nous allons explorer les options les plus courantes, comme le clic droit, le menu déroulant et le glisser-déposer, afin de répondre aux préférences de chacun. Plus vous pratiquerez, plus la création de raccourcis deviendra rapide et efficace !

• **Méthode 1 : Clic droit :** Effectuez un clic droit sur le fichier ou le dossier souhaité dans Google Drive, choisissez « Ajouter un raccourci à Drive », puis sélectionnez l’emplacement où vous voulez créer le raccourci.
• **Méthode 2 : Menu déroulant :** Sélectionnez le fichier ou le dossier, cliquez sur les trois points verticaux (menu « Plus d’actions »), choisissez « Ajouter un raccourci à Drive », puis sélectionnez l’emplacement.
• **Méthode 3 : Glisser-déposer :** Faites glisser le fichier ou le dossier vers l’emplacement voulu dans Google Drive tout en maintenant la touche « Ctrl » (Windows) ou « Option » (Mac) enfoncée pour créer un raccourci.

La diversité des éléments vers lesquels vous pouvez créer un raccourci est impressionnante : dossiers, fichiers (Google Docs, Sheets, Slides, etc.), sites web externes et même applications Google comme Google Agenda ou Google Tasks. Cette flexibilité vous permet de personnaliser votre environnement de travail et d’accéder rapidement aux outils et ressources les plus pertinents pour votre activité de vente.

Où organiser vos raccourcis ?

Une organisation rigoureuse de vos raccourcis est indispensable pour optimiser leur efficacité. Cette section vous montrera comment structurer votre Google Drive de façon logique et intuitive, en créant des dossiers et en utilisant des conventions de nommage claires pour faciliter la recherche et l’accès à l’information. Une organisation efficace vous fera gagner du temps et vous évitera de chercher désespérément un fichier perdu dans un amas de raccourcis.

La structure de Google Drive est hiérarchique, ce qui vous permet de créer des dossiers et des sous-dossiers pour structurer vos fichiers et vos raccourcis. Une pratique recommandée est de créer un dossier principal dédié aux raccourcis de vente, puis de le diviser en sous-dossiers thématiques, tels que « Prospects », « Offres en cours », « Ressources Marketing » et « Reporting ». Cette structure vous permettra de trouver rapidement les raccourcis dont vous avez besoin.

Pour faciliter la recherche, adoptez des conventions de nommage claires et logiques. Vous pouvez, par exemple, utiliser des préfixes pour identifier le type de fichier ou de ressource pointée par le raccourci (par exemple, « [Doc] Proposition commerciale », « [Sheet] Suivi des objectifs »). Vous pouvez aussi insérer des mots-clés pertinents dans le nom du raccourci pour optimiser la recherche par mots-clés. Pensez à la manière dont vous recherchez habituellement ces données et transposez cette logique dans vos noms de raccourcis. La cohérence est la clé d’une organisation efficace.

Pour les équipes commerciales, une structure de dossiers pré-organisée est un atout précieux. Voici quelques suggestions :

• **Prospects :** Raccourcis vers les fiches prospects dans le CRM, les profils LinkedIn, les articles de blog pertinents.
• **Offres en cours :** Raccourcis vers les propositions commerciales, les contrats, les présentations et les échanges d’e-mails avec les clients potentiels.
• **Ressources Marketing :** Raccourcis vers les présentations de produits, les brochures, les études de cas, les témoignages clients et les guides d’utilisation.
• **Reporting :** Raccourcis vers les tableaux de bord de suivi des performances, les rapports de vente et les feuilles de calcul d’analyse des données.

Cas d’usage concrets : booster votre productivité commerciale

Cette section présente des exemples concrets d’utilisation des raccourcis Google Drive pour optimiser les missions quotidiennes des équipes de vente. Nous verrons comment les raccourcis peuvent simplifier l’accès aux outils CRM, aux documents indispensables, aux tableurs utiles, aux supports marketing et aux agendas, pour un gain de temps considérable et une productivité accrue.

Raccourcis vers les outils CRM (si intégrés à google)

Si votre système CRM est intégré à Google Workspace, vous pouvez créer des raccourcis vers les fiches prospects, les tableaux de bord de suivi, les rapports de vente et autres informations clés. Cela vous permettra d’accéder instantanément aux données dont vous avez besoin, sans devoir parcourir l’interface complexe du CRM. Imaginez la commodité d’ouvrir directement la fiche d’un prospect en un seul clic, sans effectuer de recherche manuelle dans votre CRM.

Pour aller plus loin, vous pouvez créer un raccourci personnalisé via Google Apps Script pour automatiser l’ouverture de vues CRM spécifiques. Par exemple, créez un raccourci ouvrant automatiquement la vue des prospects attribués à un commercial en particulier. Cela pourrait vous faire gagner un temps précieux, surtout si vous devez consulter régulièrement ces données.

Raccourcis vers les documents essentiels

Les modèles de propositions commerciales, les présentations et les contrats sont des documents essentiels pour les équipes de vente. En créant des raccourcis vers ces éléments, vous accéderez rapidement et facilement à ceux-ci, sans devoir les chercher dans Google Drive. Ainsi, vous gagnerez du temps et vous pourrez vous concentrer sur la personnalisation des documents pour chaque client potentiel.

Vous avez également la possibilité d’exploiter la *Google Docs Templates Gallery* pour créer des modèles sur mesure et les relier directement via des raccourcis. Cela vous permettra de standardiser vos documents et de garantir l’uniformité de votre communication commerciale.

Raccourcis vers les feuilles de calcul utiles

Le suivi des objectifs, le calcul des commissions et l’analyse des performances sont des tâches importantes pour les équipes commerciales. En créant des raccourcis vers les feuilles de calcul Google Sheets qui contiennent ces informations, vous pouvez les consulter rapidement et facilement, sans avoir à les chercher dans Google Drive. Vous pourrez ainsi suivre vos progrès et prendre des décisions éclairées.

Pour une automatisation plus poussée, créez un raccourci vers un tableur Google Sheets connecté aux données CRM via une API. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel des indicateurs clés, comme le nombre de prospects contactés, le taux de conversion et le chiffre d’affaires généré.

Raccourcis vers les ressources marketing

Les présentations de produits, les brochures, les études de cas et les témoignages clients sont des ressources marketing cruciales pour les équipes de vente. En créant des raccourcis vers ces ressources, vous pourrez les consulter rapidement et facilement lors de vos échanges avec les prospects. Vous présenterez ainsi votre offre de façon convaincante et répondrez précisément à leurs questions.

Une excellente manière d’organiser ces ressources consiste à utiliser Google Sites pour concevoir un intranet simple et visuel, accessible via un raccourci. Cet intranet pourra regrouper tous les supports marketing essentiels aux commerciaux, tels que les présentations de produits, les brochures, les études de cas, les témoignages clients et les FAQ.

Raccourcis vers les agendas et rappels

Un accès rapide à l’agenda partagé de l’équipe, aux rappels de suivi client et aux rendez-vous est indispensable pour une gestion efficace du temps. En créant des raccourcis vers Google Agenda et Google Tasks, vous pourrez consulter rapidement vos engagements et vous assurer de ne rien oublier. Vous optimiserez ainsi votre emploi du temps et vous vous concentrerez sur les activités les plus importantes.

Vous pouvez également combiner Google Tasks et Google Agenda pour concevoir un flux de travail de suivi client accessible directement depuis un raccourci bureau. Vous suivrez ainsi facilement les prospects, planifierez les relances et gérerez vos tâches de vente.

Optimisation avancée : exploitez tout le potentiel des raccourcis

Cette section vous fournira des astuces pour optimiser l’utilisation des raccourcis Google Drive et en exploiter toutes les possibilités. Nous aborderons le partage des raccourcis au sein de l’équipe, leur utilisation sur mobile, la maîtrise des raccourcis clavier et leur intégration avec d’autres outils comme Slack, Zapier ou IFTTT. Ces techniques vous permettront d’améliorer encore votre productivité et de collaborer plus efficacement avec vos collègues.

• **Partage des raccourcis avec l’équipe :** Créez un dossier partagé contenant les raccourcis essentiels pour toute l’équipe de vente. Assurez-vous que la structure est claire et que les raccourcis sont régulièrement mis à jour.
• **Utilisation des raccourcis sur mobile :** Accédez à vos raccourcis Google Drive depuis l’application mobile pour un accès à l’information en déplacement. Idéal pour préparer des rendez-vous ou consulter des informations en clientèle.
• **Raccourcis clavier :** Maîtrisez les raccourcis clavier pour la gestion des fichiers Google Drive (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Z) pour gagner du temps au quotidien.

Le partage des raccourcis avec votre équipe est indispensable pour garantir la cohérence et l’efficacité du travail collaboratif. En créant un dossier partagé répertoriant les raccourcis indispensables à toute l’équipe de vente, vous vous assurez que tous accèdent aux mêmes informations et aux mêmes outils. Il est important de veiller à la mise à jour régulière de ce dossier et à la validité des raccourcis. Une communication claire sur les modifications apportées aux raccourcis est également essentielle.

L’utilisation des raccourcis sur votre smartphone est un atout majeur pour les commerciaux souvent en déplacement. En accédant à vos raccourcis Google Drive depuis l’application mobile, vous pouvez consulter en un clin d’œil les données dont vous avez besoin, que vous soyez en entretien avec un client, en voyage ou en télétravail. Vous restez ainsi productif même loin de votre bureau.

Pour aller encore plus loin, explorez les possibilités d’intégration avec des plateformes comme Zapier ou IFTTT. Vous pouvez par exemple créer une automatisation qui, à chaque fois qu’un nouveau prospect est ajouté dans votre CRM, crée automatiquement un dossier dédié dans Google Drive et y insère des raccourcis vers les modèles de documents pertinents. Les possibilités sont infinies !

Les erreurs à éviter et bonnes pratiques

Cette section vous met en garde contre les erreurs courantes lors de l’utilisation des raccourcis Google Drive et vous propose des conseils pour éviter ces pièges et adopter de bonnes habitudes. Nous vous montrerons comment ne pas créer trop de raccourcis, comment les maintenir à jour, comment les organiser efficacement et comment gérer les permissions d’accès. En suivant ces recommandations, vous optimiserez l’efficacité de vos raccourcis et éviterez les frustrations.

• **Créer trop de raccourcis :** Adoptez une approche minimaliste et concentrez-vous sur les outils et ressources que vous utilisez fréquemment.
• **Négliger la mise à jour des raccourcis :** Contrôlez régulièrement que vos raccourcis pointent toujours vers les bons fichiers et dossiers.
• **Oublier d’organiser vos raccourcis :** Une structure claire et logique est indispensable pour retrouver rapidement les informations.
• **Ignorer les droits d’accès :** Vérifiez que les personnes concernées ont bien les autorisations requises pour consulter les fichiers et dossiers.

Multiplier les raccourcis peut sembler une bonne idée au premier abord, mais cela peut vite se transformer en une surcharge d’informations et vous faire perdre du temps lors de vos recherches. Mieux vaut privilégier une approche minimaliste et sélectionner avec soin les outils et ressources à portée de clic. Vous pourrez toujours ajouter de nouveaux raccourcis au fur et à mesure de vos besoins, mais gardez votre environnement de travail ordonné !

Vos raccourcis risquent de devenir obsolètes si les fichiers ou dossiers qu’ils pointent sont déplacés ou renommés. Il est donc primordial de vérifier régulièrement leur validité et de les mettre à jour si nécessaire. Programmez une maintenance régulière de vos raccourcis, par exemple une fois par semaine ou par mois. Vous éviterez ainsi de tomber sur un raccourci inopérant.

Un dossier mal organisé est aussi contre-productif qu’un bureau encombré. Il est donc essentiel de structurer vos raccourcis de façon claire et logique. Créez des dossiers et sous-dossiers thématiques, adoptez des règles de nommage cohérentes et supprimez les raccourcis inutiles. Une organisation efficace vous permettra de trouver rapidement les informations que vous cherchez et d’optimiser votre workflow.

Assurez-vous que tous les utilisateurs disposent des permissions nécessaires pour accéder aux fichiers et dossiers pointés par vos raccourcis. Sans les droits requis, l’ouverture des fichiers sera impossible, même via un raccourci. Contrôlez donc régulièrement les autorisations d’accès et accordez les droits à ceux qui en ont besoin.

Des raccourcis pour conquérir de nouveaux clients !

L’utilisation stratégique des raccourcis Google Drive peut métamorphoser la façon dont votre équipe commerciale accède aux informations et outils essentiels. En fluidifiant l’accès, en améliorant la collaboration et en optimisant le flux de travail, les raccourcis Google Drive peuvent vous faire gagner un temps précieux, doper votre productivité et vous aider à conclure davantage de ventes.

N’attendez plus, passez à l’action ! Mettez en œuvre dès aujourd’hui les stratégies présentées dans cet article. Choisissez trois outils que vous utilisez quotidiennement et créez des raccourcis. Organisez vos raccourcis dans des dossiers thématiques. Partagez vos raccourcis avec votre équipe. Et n’oubliez pas de contrôler régulièrement vos raccourcis pour vérifier leur validité. En investissant un peu de temps dans la gestion de vos raccourcis, vous obtiendrez un excellent retour sur investissement en termes de temps gagné et de productivité augmentée. N’hésitez pas à partager vos propres astuces et exemples d’utilisation dans les commentaires !